HowtoFinanzen

Aus FC Schinke09

Achtung Das neue Howto befindet sich im internen Wiki!


Hier werden Schritt für Schritt die komplexen Arbeitsabläufe der Finanzgruppe erklärt.


Inhaltsverzeichnis

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Neu in der Finanzgruppe?

Das Wichtigste für alle, die zur Finanzgruppe dazu stoßen.

  • Lege, falls Du es noch nicht getan hast, in der Foodsoft einen Benutzernamen an (zuständig ist die Kontogruppe, siehe: Mitglied_werden#Gruppen-_und_Benutzernamen)
  • Wende Dich an eine Person, die schon in der Finanzgruppe ist und bitte sie, Deinen Benutzernamen in die Arbeitsgruppe aufzunehmen
  • Trage Dich selbst in die Mailingliste der Finanzgruppe ein, das ist absolut notwendig für die interne Kommunikation. Schicke dazu eine Mail an das Mailsystem
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Aufgabenverteilung

  • In der Aufgabenliste der FoodSoft kannst Du nachsehen, wer in welcher Woche dran ist um die Bestellungen abzurechnen.
  • Die Aufgaben werden i.d. Regel von einer Person zugeteilt, aber es ist natürlich auch gerne gesehen, sich selber Termin herauszupicken. Ist für die aktuelle Woche keine_r eingetragen, sind alle verantwortlich. "Wer zu erst kommt, sollte auch zu erst mahlen." :-)
  • Beim Eintragen der Dienste orientierst Du Dich einerseits an der Menge der Mitglieder_innen, andererseits (recht einfach) an der bisherigen Reihenfolge.


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Sinn und Zweck der Abrechnungen

* Wozu sind die Abrechnungen da?

Um sicherzustellen, dass den Bestellgruppen von ihrem Guthaben nur das abgezogen wird, was sie auch wirklich bekommen haben. Niemand soll etwas bezahlen, was man gar nicht bekommen hat.

* Wieso braucht man dafür die Finanzgruppe?

Wenn deine Gruppe etwas bestellt, wird ihr der Betrag des Bestellten sofort vom FC-Guthaben abgezogen. Als Finanzgruppe korrigieren wir die Bestellungen:

- wenn etwas nicht gekommen ist (hierin besteht unsere Haupttätigkeit)

- wenn man mehr bekommen hat, als bestellt (häufig bei Bananen der Fall)

- wenn zu einem anderen Preis als geplant geliefert wurde

Außerdem überprüfen wir, ob (vor allem Terra) den Pfand richtig berechnet hat.

* Was hat man davon?

Für die Waren, die man bei Bestellung im voraus bezahlt hat, die jedoch nicht geliefert wurden, bekommt man den Preis auf das FC-Guthaben zurückerstattet. Ergebnis: Da fast immer irgendwelche Sachen nicht geliefert wurden, bekommen die meisten Gruppen durch die Abrechnung etwas Geld zurück.


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Bestellungen abrechnen

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Zettel aus dem Keller mitnehmen

Für die Abrechnung müssen Papierzettel aus dem Keller mitgenommen werden. Das sind derzeit:

  • Terra-Rechnung und -Sortierlisten der aktuellen Woche
  • Terra-Pfandzettel der *vorherigen* Woche
  • UfaBäckerei-Rechnung (evtl. im Briefumschlag), -Lieferschein und -Sortierlisten der aktuellen Woche
  • BanaFair-Sortierlisten der aktuellen Woche
  • Lager-Sortierlisten der aktuellen Woche
  • Birkenhof-Sortierlisten der aktuellen Woche

Folgende Rechnungen nicht mitnehmen:

  • Eichhorn-Rechnung (das macht immer die gleich Person)
  • Alte Rechnungen (da hat wohl jemand geschlafen :-)

Die Zettel sollten alle auf dem Tisch liegen. Es lohnt sich manchmal, ein bisschen zu kramen. Allerdings sind nicht in allen Wochen alle Zettel vorhanden. Insbesondere ist nicht immer ein Terra-Pfandzettel der Vorwoche da, und wenn Bestellungen ausfallen natürlich auch nicht die zugehörigen Rechnungen und Sortierlisten.

Sollten Rechnungen fehlen und es gab eine entsprechende Lieferung, darf die Bestellung in der FoodSoft nicht abgeschlossen werden. Wahrscheinlich hat jemand anderes die Rechnung mitgenommen. Frag auf der Finanzgruppen-Mailingliste.

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Rechnungen aus dem Emailaccount herunterladen

Darüber hinaus gibt es noch einige Rechnungen, die aus dem Emailaccount der FoodCoop gefischt werden müssen. Dazu müsst ihr Euch in der webmail-Software (http://webmail.fcschinke09.de/) mit folgenden Daten anmelden:

  • Username: info ätt fcschinke09.de
  • Passwort: Das berühmte FoodCoop-Passwort (Stichwort "Heidelbeeren")

Folgende Rechnung herunterladen:

  • BanaFair-Rechnung (liegt im Ordner "banafair")

LAGER: Mit der Softwareumstellung gibt es keine Rechnung mehr. Die finanzielle Seite wird jetzt über die integrierte Lagerverwaltung abgewickelt und darum kümmern sich die Kellerkinder. Die Finanzgruppe überprüft nur, wer was (nicht) bekommen hat, passt die Mengen an und schließt die Bestellung ab. Das wars.

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In der FoodSoft abrechnen

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Einloggen

Wenn alle Materialien da sind, können wir die Bestellungen in der FoodSoft abrechnen. Dazu musst Du Dich

In der FoodSoft müsst ihr in den Finanzbereich navigieren. Dazu

  • oben rechts auf den Bereich "Finanzen" klicken. (Wenn oben neben "Startseite", "Bestellungen" und "Artikel" kein "Finanzen" zu sehen ist, dann bist du noch nicht in die Finanzgruppe aufgenommen worden.)

Für die gewünschte Bestellung jetzt einfach auf "abrechnen" klicken.

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Rechnungsdaten eingeben

Als nächstes müsst ihr die Rechnungsdaten eintragen, dazu

  • auf den kleinen Stift rechts oben im linken oberen Feld klicken

Die Daten sind

  • Rechnungsnummer
  • Rechnungsdatum
  • Rechnungsbetrag (Lieferwert inkl. MwSt und inkl. Gläserpfand siehe unten)
  • Pfand berechnet aka Kistenpfand (siehe #Pfand)
  • Pfandgutschrift

für Lager muss keine Rechnung angelegt werden, für Birkenhof muss nur der Rechnungsbetrag (nicht Geliefertes abgezogen) eingetragen werden (mehr dazu unter Besonderes zu Birkenhof).

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Fehllieferungen eingeben

Da nicht immer alles kommt was bestellt wurde, muss die in der FoodSoft eingegebene Bestellung an die Realität angepasst werden. Alle Änderungen werden dabei 'live' in der FoodSoft gespeichert, d.h. deine Eingaben gehen nicht verloren, wenn du das Fenster schließt, ohne dass du irgendwo auf "Speichern" drücken musst.

  • Zum Bearbeiten der Bestellung klickst Du einfach auf "Bestellung bearbeiten" oben im linken unteren Feld.

Nun suchst du nach Fehllieferungen

  • in den Sortierlisten. Hier vermerken die SortiererInnen, wenn etwas nicht gekommen ist bzw. welche Gruppen etwas bekommen haben, wenn nicht genug für alle geliefert wurde.
  • in den Rechnungen. In der Terra-Rechnung steht unter manchen Artikeln z.B. "nicht geliefert" oder "Teillieferung", wenn weniger als bestellt geliefert wurde, oder "Ersatzlieferung" wenn ein anderes Produkt stattdessen geliefert wurde (in diesem Fall muss häufig der Preis noch korrigiert werden!)
  • In den Kommentaren in der Software bei den Bestellungen. Erfahrungsgemäß enthalten die Terra-Kommentare auch Hinweise zu anderen Bestellungen.


Nun musst du die Angaben entsprechend korrigieren!

  • Für den jeweiligen Artikel könnt ihr die Artikeldaten ändern (Anzahl der gelieferten Artikel, selten die Gebindegröße, ganz selten der Preis).
  • Dazu klickt ihr auf den kleinen Stift rechts neben den Artikeldaten.

Außerdem könnt ihr die Bestellmengen der Bestellgruppen ändern.

  • Dazu klickt ihr bitte auf den kleinen roten Pfeil links neben der Artikelnummer.

Wenn weniger (oder mehr) an die Gruppen verteilt als bestellt wurde, dann stimmen Gesamtzahl der gelieferten Artikel und die Summer der Bestellmengen der Gruppen nicht überein und in der Zeile wird ein Ausrufezeichen angezeigt.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wann ihr etwas nachkorrigieren müsst:

  • Lieferant hat bestellte Ware nicht geliefert und auch nicht abgerechnet.
    -> Artikelmenge auf 0 setzen.
  • Lieferant hat bestellte Ware nicht geliefert und trotzdem abgerechnet.
    -> Reklamation, Artikelmenge auf 0 setzen.
  • Lieferant hat nicht-bestellte Ware geliefert und abgerechnet.
    Wohin wurde sie verteilt?
    -> Artikel hinzufügen. (Oder im Außnahmefall ggf. reklamieren und nächste Woche zurückschicken.)
  • Lieferant hat die Ware teilweise geliefert und auch nur teilweise abgerechnet.
    Bei den Bestellgruppen, die weniger oder gar nichts bekommen haben (siehe Sortierlisten), die Menge entsprechend korrigieren und auch die Gesamtbestellmenge in den Artikelangaben entsprechend ändern.
  • Lieferant hat nicht-bestellte Ware geliefert und nicht abgerechnet.
    Toll uns wurde was geschenkt. Welche Bestellgruppen nehmen es mit?
    -> Artikel hinzufügen.
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Pfand ("Pfand berechnet")

  • Die uns in Rechnung gestellten (auf der Rechnung positiven) Pfandbeträge zusammenzählen.
  • Davon 0,90 Euro pro Milchkiste "MiKi" und pro Joghurtkiste "JoKi" (also 0,15 Euro pro Flasche) abziehen. Für Bierflaschen 8 ct pro Flasche abziehen. Den Endbetrag mit 1,07 (für die MWSt) multiplizieren. (Achtung, in manchen Fällen, beispielsweise bei Saft, werden 19 Prozent MWSt berechnet, in dem Fall diesen Betrag mit 1,19 multiplizieren.)
  • Endbetrag inkl. MWSt in das Feld "Pfand berechnet" eintragen.


[Beim Thema Pfand ist es wichtig zwischen Kistenpfand und Gläserpfand zu unterscheiden.

Das Kistenpfand zahlt die FoodCoop als ganzes und bekommt es auch als ganzes wieder zurück.

Das Gläserpfand wird von den Bestellgruppen gezahlt, zurück bekommen sie es von dem Laden, zu welchem sie die Gläser/Flaschen hinbringen.

Zum Vergleich der Gruppenbeiträge mit der Rechnung muss der Kistenpfand aus dem Rechnungsbetrag extrahiert werden, da das ja die Gruppen nicht zahlen. Dies geschieht im Dialog "Rechnungsdaten" durch Eintragen in das Fenster "Pfand berechnet".]

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Pfandgutschriften

Die uns gutgeschriebenen Pfandbeträge (alle Minusbeträge am Ende der Terra-Rechnung) zusammenzählen.

Achtung: "-PFAND" bezeichnet keinen negativen Pfandwert! Ein negativer Pfandwert wird mit einem "-" vor dem Preis bezeichnet!

Die Summe mit 1,07 (für die 7% MWSt) multiplizieren. Das Ergebnis in das Feld Pfandgutschrift eintragen.


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Erklärung der Beträge im Übersichtsfeld

Netto-Betrag
bestellte Artikel (=Einheiten * Gebindegröße) * Nettopreis der Foodcoop lt. Palette
Bruttobetrag
bestellte Artikel * (Bruttopreis = Nettopreis + Flaschenpfand + Mwst.)
FC-Summe
bestellte Artikel * (Bruttopreis + 2% FC-Aufschlag)
Gruppenbeiträge
zugeteilte Mengen * (Bruttopreis + 2% FC-Aufschlag)

Als Differenz wird ausgewiesen die Differenz zwischen Gruppenbeträgen und Netto-Betrag der Lieferanten-Rechnung.


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Diskrepanz zwischen Rechnungsbetrag und Bestellsumme?

Die in der FoodSoft oben im Rechnungsfeld fett ausgewiesene Differenz sollte eigentlich POSITIV sein und zwar auch die mit 2%-Aufschlag. Wenn die Differenz ohne Aufschlag also mit 0 oder gar minus ausgewiesen ist, machen wir in entsprechender Höhe Verluste.

Maximale Differenz sind laut Finanzgruppenbeschluss 2-3 Prozent von der realen Rechnung. Sonst heißt es weitersuchen...

Zunächst auf mögliche Fehlerquellen checken:

  • Tippfehler
  • Pfand falsch eingetragen oder vergessen
  • nicht gelieferte Sachen mitberechnet -> in den Kommentaren nachschauen; es kann passieren, dass bei einzelnen Gruppen solche nicht gelieferten Sachen von der Sortiergruppe nicht als "nicht geliefert" markiert wurden, also notfalls noch mal selber nachschauen
  • es wurden falsche Mengen geliefert/ Sachen nicht geliefert, ohne dass es der Sortiergruppe aufgefallen ist (und daher auch nicht in den Kommentaren steht): Mengen in der Rechnung mit denen in der Gesamtbestellung vergleichen
  • Die Preise haben sich im Vergleich zu den von der Palette eingestellten geändert. Nettopreise auf den Rechnungen mit denen aus der Software vergleichen.


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Abrechnung abschließen

  • Wenn alles hübsch aussieht, Rechnungen da waren, Rechnungsbeträge eingetragen wurden, dann auf "Abrechnung abschließen" klicken. Anschließend wird alles automatisch den Gruppenkonten abgezogen. Wie praktisch.
  • Wenn alle Bestellungen abgerechnet und abgeschlossen wurden, dann bei "Aufgaben" auf "erledigt" klicken.
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Rechnungen zurück in den Keller

Rechnungen nicht ins Altpapier oder persönliche Chaos, sondern in den Ordner im Keller abheften, am besten bis zur nächsten Woche.


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Reklamationen

Bei Reklamationen muss die Lieferant_in angerufen werden. Dazu wird i.d. Rgel die Kundennummer gebraucht. Steht auf der Rechnung und in der FoodSoft unter "Artikel > Lieferanten".

Reklamationen sollten so schnell wie möglich gemacht werden. Für fehlende Artikel sind eigentlich die Sortierer_innen zuständig. Aber wenn's erst der Finanzgruppe auffällt, dann müssen wir's halt machen. In der Regel sind Reklamationen auch noch ein paar Tage später erfolgreich. Ein paar Monate später wahrscheinlich nicht ;-)

Reklamationen bitte immer in das Notizfeld der aktuellen und auch der nächsten Bestellung vermerken, damit die erfolgte Gutschrift wieder überprüft werden kann.


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Besonderes zu BanaFair

  • In jeder Kiste Bananen sind 18kg.
  • Falls weniger Bananen lt. Liste bestellt sind als 18kg (bzw. bei 1,5 Kisten 27kg), guckt in die Kommentare wer was mitgenommen hat. Wenn eine Differenz bleibt, dann ist das halt so.


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Besonderes zu Birkenhof

Wir bekommen keine Rechnung vom Birkenhof, sondern bezahlen, was wir bekommen. In die Rechnung wird also als Betrag der Netto-Betrag des Bestellten eingetragen und als Nummer Jahr-Monat-Tag (Beispiel 2009-05-23). Problemfälle:

  • Der Birkenhof liefert Bestelltes nicht: Klarer Fall, es wird weder der bestellenden Gruppe noch der FCSchinke09 als Ganzes in Rechnung gestellt. Einfach das Produkt aus der Abrechnung löschen.
  • Der Birkenhof liefert Bestelltes, aber das kommt nicht bei den Gruppen an: Die FCSchinke09 trägt die Kosten, weil das Produkt offenbar FoodCoop-intern abhanden kam. Weder der Birkenhof, noch die Gruppe, die es bestellt hat aber nicht bekommen hat, zahlt. Wenn die Sortierenden nicht auf den Listen oder in der Software reklamieren, dass zu wenig eines Produktes geliefert wurde, ist davon auszugehen, dass korrekt geliefert wurde. Falls die Sortierenden etwas nicht verteilen, weil sie es nicht erkennen, bitte die Sortierenden auffordern, bei Roberto nachfragen, was es war - falls sie es noch nicht gemacht haben - damit sowas in Zukunft nicht wieder passiert. Für die vorliegende Abrechnung ist es wohl schon zu spät und die FCSchinke09 zahlt.
  • Der Birkenhof liefert ein Produkt, das nicht bestellt wurde: noch nicht geklärt.


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Besonderes zu Terra

Terra-Pfandzettel: Terra nimmt die Kisten von uns, wenn sie rausgestellt worden sind, wieder mit und unterschreiben einen Pfandzettel. Die Pfandgutschrift wird in der nächsten Woche auf der Rechnung stehen.

Daher müssen bei der Abrechnung von Pfandgutschriften die Werte auf der Rechnung mit denen auf dem Pfandzettel der Vorwoche verglichen und ggf. reklamiert werden.


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Unklarheiten

  • Was nicht im Wiki steht, wurde vielleicht schon über die Finanz-Mailingliste diskutiert oder steht in alten Plenumsprotokollen
  • Bevor die Abrechnung nicht oder unvollständig gemacht wird, bitte Mail mit allen entsprechenden Fragen an die Finanzgruppe schicken.
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Andere Lieferanten

In unregelmäßigen Abständen bestellen wir bei anderen Lieferanten, beispielsweise bei El Puente, Café Libertad, Memo. Die Abrechnung dafür muss nicht unbedingt die Finanzgruppe machen. Sollte es aber doch mal einen Finanzmenschen treffen, hier steht, worauf geachtet werden muss:

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El Puente abrechnen

Die Preise werden bei El Puente etwas kompliziert gebildet, deshalb können sie im Voraus nur ungenau angegeben werden. Der "empfohlene Verkaufspreis" ist nie der Endpreis, den wir tatsächlich bezahlen. Wir bekommen Rabatte je nach Kundengruppe (wir sind Kundengruppe 2) und je nach der Menge, die wir von einem Artikel abnehmen. Der tatsächliche Einzelpreis, den wir für einen Artikel zahlen, ist nicht auf der Rechnung angegeben. Berechnet wird er, indem der angegebene summierte Nettopreis eines Artikels durch die Anzahl der von diesem Artikel bestellten Menge geteilt wird. Dies ergibt den Nettopreis des einzelnen Artikels. Dieser wird in der Foodsoft als solcher eingegeben, die 7 Prozent Mehrwertsteuer kommen noch drauf. Kundengruppe 2 bekommt folgenden Rabatt:

  • bei Kaffee 11% (bei unter 5 kg nur 6%)
  • bei übrigen Lebensmitteln 20% (bei angegebener Mindermenge nur 10%)
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HowToFinanzen verbessern

  • Wenn Dir zwischendurch langweilig wird, weil es noch so lange hin ist, bis Du wieder abrechnen darfst, kannst Du das HowTo auf den aktuellen Stand bringen. Das wäre toll.
Von "http://www.fcschinke09.de/wiki/index.php/HowtoFinanzen"